Lohnabrechnung selbst erstellen – Schritt für Schritt erklärt

Der Inhalt dieses Artikels wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Sie sollten immer eine unabhängige Unternehmens-, Steuer-, Finanz- und Rechtsberatung einholen, bevor Sie eine Geschäftsentscheidung treffen.

Was ist eine Lohnabrechnung – und warum ist sie wichtig?

Eine Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung genannt, ist ein schriftliches Dokument, das detailliert aufzeigt, wie sich das monatliche Gehalt einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters zusammensetzt. Sie enthält unter anderem Angaben zum Bruttolohn, zu gesetzlichen Abzügen (wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen), zu individuellen Abzügen (z. B. vermögenswirksamen Leistungen oder Pfändungen) sowie zu möglichen Zuschlägen und dem auszuzahlenden Nettolohn.

Bedeutung für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer erfüllt die Lohnabrechnung eine zentrale Rolle:

• Sie ist Nachweis über Einkommen und Beschäftigung, etwa bei Anträgen für Kredite, Kindergeld oder Sozialleistungen.
• Sie schafft Transparenz darüber, wie sich das Gehalt zusammensetzt.
• Sie ermöglicht eine Überprüfung der Abzüge und gezahlten Beiträge zur Sozialversicherung.
• Sie kann bei Unklarheiten oder Streitigkeiten als Beweismittel dienen.

Bedeutung für Arbeitgeber

Auch für Arbeitgeber ist die korrekte Erstellung der Lohnabrechnung essenziell. Sie stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden, insbesondere:

• Die korrekte Abführung von Lohnsteuer an das Finanzamt.
• Die fristgerechte Meldung und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge an Krankenkassen und Rentenversicherungsträger.
• Die ordnungsgemäße Dokumentation für die Lohnbuchhaltung, für Prüfungen durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung.

Tipp: Wer Lohnabrechnungen digital per E-Mail versendet, profitiert zusätzlich von schnellerem Zugriff, einfacher Archivierung und höherer Übersicht. Erfahren Sie mehr zu den Vorteilen von E-Mail-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen.

Wer darf eine Lohnabrechnung selbst erstellen?

In Deutschland besteht keine gesetzliche Verpflichtung, die Lohnabrechnung durch einen Steuerberater oder externe Dienstleister durchführen zu lassen. Grundsätzlich dürfen alle Arbeitgeber– unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche – ihre Lohnabrechnungen eigenständig erstellen, sofern sie die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere die Medlepflichten nach § 28 Sozialgesetzbuch IV und die Lohnsteuerabzugsverpflichtungen nach § 38 Einkommensteuergesetz, einhalten. Das gilt für Einzelunternehmer ebenso wie für GmbHs, Start-ups oder Vereine.

Voraussetzungen: fachliche Kenntnisse und rechtliche Verantwortung

Zwar ist die eigenständige Lohnabrechnung rechtlich zulässig, sie erfordert jedoch ein fundiertes Verständnis steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften. Dazu zählen unter anderem:

• Die Berechnung des Brutto- und Nettogehalts
• Das Wissen über aktuelle Beitragssätze zur Sozialversicherung
• Kenntnisse über Steuerklassen, Freibeträge und das ELStAM-Verfahren
• Die Einhaltung gesetzlicher Melde- und Abgabefristen

Fehlende Fachkenntnisse oder veraltete Informationen können dazu führen, dass Beiträge zu niedrig oder zu hoch angesetzt werden. Das kann Nachzahlungen, Bußgelder oder rechtliche Auseinandersetzungen zur Folge haben – sowohl mit Behörden als auch mit Mitarbeitenden. Die Verantwortung für fehlerhafte Abrechnungen liegt dabei immer beim Arbeitgeber.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Chancen und Herausforderungen im Überblick

Die Entscheidung, die Lohnabrechnung eigenständig zu erstellen, bringt sowohl Vorteile als auch Herausforderungen mit sich. Ein bewusster Umgang mit diesen Aspekten kann helfen, den Prozess effizienter und sicherer zu gestalten.

Vorteile der eigenständigen Lohnabrechnung

• Kostenkontrolle und Einsparpotenzial: Die Nutzung externer Dienstleister oder Steuerberater für die Lohnabrechnung verursacht wiederkehrende Ausgaben, die je nach Unternehmensgröße erheblich sein können. Durch die interne Abwicklung lassen sich diese Kosten reduzieren oder ganz vermeiden, was insbesondere für kleinere Unternehmen oder Start-ups attraktiv ist.
• Datenschutz und Kontrolle: Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen, behalten Sie die volle Hoheit über sensible Personaldaten. Dies minimiert Risiken im Umgang mit personenbezogenen Daten und erleichtert die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), da Sie die Datenflüsse direkt steuern können.
• Flexibilität und individuelle Anpassung: Ohne externe Dienstleister können Sie Prozesse und Abrechnungstermine individuell gestalten und kurzfristig auf Änderungen reagieren, etwa bei Sonderzahlungen oder neuen gesetzlichen Vorgaben. So bleibt Ihr Unternehmen agiler.
• Lern- und Entwicklungspotenzial: Die eigenständige Abrechnung fördert ein tieferes Verständnis für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen. Dieses Wissen trägt langfristig zur Stärkung der gesamten Unternehmenskompetenz bei und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder Behörden.

Herausforderungen und Risiken

• Hohe Komplexität und stetige Gesetzesänderungen: Das Steuer- und Sozialversicherungsrecht ist umfangreich und unterliegt regelmäßigen Anpassungen. Wer die Lohnabrechnung selbst übernimmt, muss stets auf dem neuesten Stand bleiben, um Fehler und daraus resultierende Sanktionen zu vermeiden.
• Fehleranfälligkeit mit teils gravierenden Folgen: Selbst kleine Fehler bei der Berechnung von Steuern, Sozialabgaben oder bei der Erfassung von Mitarbeitenden-Daten können Nachzahlungen, Bußgelder oder Streitigkeiten mit Mitarbeitenden und Behörden nach sich ziehen. Eine sorgfältige Kontrolle ist deshalb unerlässlich.
• Zeitlicher Aufwand und Ressourcenbindung: Ohne den Einsatz digitaler Lösungen kann die Erstellung von Lohnabrechnungen sehr zeitintensiv sein. Gerade bei wachsender Mitarbeiterzahl steigt der Aufwand erheblich. Dies bindet personelle Ressourcen, die anderweitig im Unternehmen fehlen können.
• Verantwortung und Haftungsrisiken: Die Verantwortung für korrekte Lohnabrechnungen liegt immer beim Arbeitgeber. Fehlerhafte Abrechnungen können nicht nur finanzielle, sondern auch rechtliche Konsequenzen haben, weshalb eine fundierte Expertise notwendig ist.

Wichtige Voraussetzungen für die Erstellung der Lohnabrechnung

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen möchten, sollten Sie im Vorfeld einige grundlegende Voraussetzungen erfüllen.1 Nur so stellen Sie sicher, dass Ihre Abrechnung rechtskonform ist und später keine Probleme mit Behörden oder Mitarbeitenden entstehen. Folgende Schritte sind dabei besonders wichtig:

• Unternehmensanmeldung bei Behörden: Melden Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig bei der Bundesagentur für Arbeit, dem Finanzamt und den zuständigen Krankenkassen an. Diese Institutionen sind maßgeblich für die korrekte Erfassung von Sozialversicherungs- und Steuerdaten.
• Betriebsnummer beantragen: Für die Durchführung der Lohnabrechnung benötigen Sie eine eindeutige Betriebsnummer. Diese erhalten Sie von der Bundesagentur für Arbeit und sie ist zwingend erforderlich für die Sozialversicherungsmeldungen Ihrer Mitarbeitenden.
• Sozialversicherungsmeldungen der Mitarbeitenden: Alle Angestellten müssen ordnungsgemäß bei der Krankenversicherung und den Sozialversicherungsträgern angemeldet sein. Nur so können die Beiträge korrekt berechnet und abgeführt werden.
• Elektronisches Lohnsteuerabzugsmerkmal (ELStAM) nutzen: Über das ELStAM-Verfahren werden die individuellen Steuerdaten Ihrer Mitarbeitenden elektronisch abgerufen. Die Nutzung dieses Systems ist gesetzlich vorgeschrieben und sorgt für eine präzise und unkomplizierte Lohnsteuerberechnung.

Lohnabrechnung selbst erstellen: eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen, läuft der Prozess im Wesentlichen in fünf aufeinanderfolgenden Schritten ab:

1. Bruttolohn erfassen: Zunächst werden alle Gehaltsbestandteile zusammengestellt – darunter Grundgehalt, Stundenlohn, Zuschläge (z. B. für Überstunden oder Nachtarbeit), Zulagen sowie geldwerte Vorteile wie ein Firmenwagen.
2. Gesetzliche Abzüge berechnen: Auf Basis des Bruttolohns berechnen Sie die gesetzlichen Abgaben, wie Lohnsteuer, Kirchensteuer (falls zutreffend), Solidaritätszuschlag und die Sozialversicherungsbeiträge.
3. Nettolohn ermitteln: Ziehen Sie alle gesetzlichen Abzüge vom Bruttolohn ab – so ergibt sich der Nettobetrag, der dem Mitarbeitenden ausgezahlt wird.
4. Zusätzliche Abzüge oder Zuschläge berücksichtigen: Hierzu zählen z. B. vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen, Jobtickets oder freiwillige Arbeitgeberzuschüsse.

1. Lohnsteuer korrekt berechnen

Die Lohnsteuer wird auf Basis des steuerpflichtigen Bruttolohns ermittelt. Hierbei werden pauschal versteuerte oder steuerfreie Lohnbestandteile vom Gesamtbrutto abgezogen. Die Berechnung erfolgt mithilfe einer amtlich vorgegebenen Steuerformel, die individuelle Steuermerkmale wie Steuerklasse, Kirchenzugehörigkeit oder Kinderfreibeträge berücksichtigt.

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden dem Arbeitgeber automatisch vom Finanzamt übermittelt und in den meisten Lohnprogrammen automatisch übernommen. So wird sichergestellt, dass stets mit den aktuellen Daten gearbeitet wird.

2. Sozialversicherungsbeiträge richtig erfassen

Die Beiträge zur Sozialversicherung setzen sich aus vier zentralen Versicherungszweigen zusammen:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung

Diese Beiträge werden anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Zusätzlich hat der Arbeitgeber Umlagen zu leisten:

• U1: Erstattung bei Krankheit
• U2: Erstattung bei Mutterschaft
• U3: Insolvenzgeldumlage

Lohnprogramme berechnen die gültigen Beitragssätze automatisch anhand der in den Mitarbeiterdaten hinterlegten Informationen. So lassen sich Fehlerquellen minimieren und gesetzliche Vorgaben sicher einhalten.

3. Lohnarten und Bezugsarten im Überblick

Lohnbestandteile lassen sich in verschiedene Kategorien unterteilen. Diese Unterscheidung ist wichtig, da nicht alle Arten gleich versteuert oder verbeitragt werden. Eine korrekte Zuordnung in der Lohnabrechnung ist deshalb entscheidend.

4. Freistellungen richtig erfassen: Urlaub und Krankheit

Auch Fehlzeiten müssen in der Lohnabrechnung richtig dokumentiert werden – besonders bei Entgeltfortzahlung. Zwei der häufigsten Fälle:

• Urlaub: Bezahlter Erholungsurlaub wird wie reguläre Arbeitstage vergütet. In vielen Programmen (z. B. über Kalendarium-Einträge mit dem Buchstaben „U“) kann Urlaub einfach markiert werden. Der verbleibende Urlaubsanspruch wird automatisch aktualisiert und auf dem Lohnschein ausgewiesen.
• Krankheit: Wird ein Mitarbeiter krank, besteht Anspruch auf Lohnfortzahlung. Diese wird ebenfalls im Kalendarium (z. B. mit „K“) erfasst. Eine Lohnsoftware kann daraufhin automatisch einen Erstattungsantrag (AAG) für das U1-Verfahren erzeugen und an die Krankenkasse übermitteln.

Rechtliche Vorgaben und Form der Lohnabrechnung

Nach § 108 der Gewerbeordnung (GewO) sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitenden eine Abrechnung über das Arbeitsentgelt in Textform zur Verfügung zu stellen.1 Der Begriff „Textform“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Lohnabrechnung nicht zwingend in Papierform erfolgen muss – auch eine digitale Bereitstellung ist rechtlich zulässig, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.¹

Wichtig ist, dass die Abrechnung für die Mitarbeitenden eindeutig lesbar ist und dauerhaft gespeichert werden kann. Die Form der Übermittlung muss also so gewählt sein, dass die Inhalte nachvollziehbar und gegen ungewollte Änderungen geschützt sind.

Gängige Möglichkeiten zur Bereitstellung der Lohnabrechnung:

• Ausdruck in Papierform: Die klassische Variante, bei der die Lohnabrechnung ausgedruckt und persönlich übergeben oder per Post versendet wird.
• Versand als PDF per E-Mail: Eine einfache digitale Lösung, bei der die Abrechnung im PDF-Format direkt an die geschäftliche oder private E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden gesendet wird. Wichtig ist hierbei die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
• Digitale Bereitstellung im geschützten Mitarbeiterportal: Eine moderne und datensichere Lösung, bei der Mitarbeitende ihre Lohnabrechnungen über ein passwortgeschütztes Online-Portal abrufen können. Diese Variante ermöglicht nicht nur eine bequeme Einsicht, sondern auch eine strukturierte Archivierung aller Dokumente.

Lohnabrechnung selbst erstellen per Software: Vorteile

Für Unternehmen, die regelmäßig Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen, kann die Nutzung einer spezialisierten Lohnabrechnungssoftware erhebliche Vorteile bieten. Insbesondere bei der komplexen und sich häufig ändernden Materie der Lohnabrechnung trägt moderne Software dazu bei, den Prozess effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Automatische und genaue Berechnungen: Die Programme berechnen Steuern und Sozialabgaben automatisch und berücksichtigen aktuelle Beitragssätze, was Fehler reduziert.
• Rechtliche Updates: Gesetzesänderungen werden automatisch eingepflegt, sodass Ihre Abrechnung stets aktuell bleibt.
• Elektronische Meldungen: Software ermöglicht die sichere Übermittlung von Lohnsteuer- und Sozialversicherungsdaten direkt an Behörden.
• Zentrale Verwaltung: Alle Mitarbeiterdaten sind übersichtlich gespeichert und können schnell gepflegt und ausgewertet werden.
• Fehlervermeidung: Plausibilitätsprüfungen helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und Nachzahlungen oder Strafen zu vermeiden.
• Zeitersparnis: Automatisierte Abläufe reduzieren den manuellen Aufwand und schaffen mehr Freiraum für andere Aufgaben.

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung – und wie Sie sie vermeiden

Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen, ist besondere Sorgfalt gefragt. Schon kleine Ungenauigkeiten können zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder Rückfragen durch das Finanzamt oder Sozialversicherungsträger führen. Typische Fehlerquellen sind:

• Falsche Steuerklasse hinterlegt
• Beitragsbemessungsgrenzen bei den Sozialversicherungen nicht beachtet
• Zuschläge (z. B. für Nacht- oder Feiertagsarbeit) nicht korrekt ausgewiesen
• Sozialversicherungsfreie Bestandteile (z. B. Sachbezüge) vergessen
• Gesetzliche Fristen zur Übermittlung der Abrechnungen nicht eingehalten

Eine strukturierte Vorgehensweise und digitale Hilfsmittel, wie digitale Business-Lösungen von PayPal, können helfen, solche Fehler zu vermeiden.